Préparer une demande de soumission de transport

1. Itinéraire et échéancier

• Ramassage et livraisonIndiquez la ville, la province ou l’État, le code postal et le pays. Ajoutez l’adresse complète lorsqu’elle est connue et qu’il est approprié de la transmettre.
• Date de disponibilitéPrécisez quand la marchandise sera emballée, étiquetée et prête pour le transporteur.
• Livraison demandéeIndiquez la date ou la plage horaire souhaitée et précisez s’il s’agit d’une exigence ferme ou d’une préférence.
• Conditions sur placeMentionnez les quais, chariots élévateurs, hayons, rendez-vous, accès limité, livraisons résidentielles, étages et autres contraintes.
• Portée du transportPrécisez s’il s’agit d’un mouvement intérieur, d’une importation ou d’une exportation et si vous avez besoin d’un service porte-à-porte, terminal-à-terminal ou autre.

2. Détails sur la marchandise

• Description claireDécrivez ce qui est transporté. Des termes comme « pièces » ou « échantillons » exigent habituellement plus de précision.
• Colis et emballageIndiquez le nombre de boîtes, caisses, palettes, fûts ou autres unités de manutention et la façon dont elles sont fixées.
• PoidsFournissez le poids réel mesuré de chaque unité de manutention et le total. Identifiez clairement toute estimation.
• DimensionsMesurez la longueur, la largeur et la hauteur extérieures maximales de chaque unité, y compris la palette, l’emballage et toute saillie.
• Profil de manutentionPrécisez si les unités sont empilables, fragiles, surdimensionnées, de grande valeur, thermosensibles ou doivent demeurer à la verticale.
• Données commercialesPour le transport international, indiquez la valeur et la devise, le pays de fabrication ou d’origine et le code SH s’il a déjà été confirmé.

3. Exigences particulières et réglementaires

Signalez toute marchandise réglementée ou inhabituelle avant la réservation. L’acceptation peut dépendre de la nature exacte, de la quantité, de l’itinéraire, du mode, de l’emballage, des documents et des règles du transporteur.

• Marchandises dangereuses, produits chimiques, aérosols, glace sèche ou piles au lithium
• Aliments, végétaux, animaux ou produits réglementés par l’ACIA
• Marchandises contrôlées, technologies soumises au contrôle des exportations ou permis
• Température contrôlée, sécurité, manutention urgente ou grande valeur déclarée
• Pièces surdimensionnées, très longues, lourdes ou hors gabarit

4. Douanes et entente commerciale

• PartiesIdentifiez l’expéditeur, le destinataire, l’importateur officiel et l’exportateur officiel, selon le cas.
• CourtierFournissez les coordonnées du courtier en douane s’il a déjà été mandaté.
• Règle commercialeSi l’acheteur et le vendeur ont convenu d’une règle Incoterms®, indiquez la règle, le lieu nommé et la version. N’en choisissez pas une uniquement pour remplir la demande.
• RéférencesAjoutez les numéros de commande, de réservation ou de référence interne qui doivent figurer sur les documents.
• Permis et certificatsIndiquez les licences, permis, certificats ou justifications d’origine dont l’application est déjà connue.

Une demande minimale utile

Si le temps presse, transmettez l’origine, la destination, la date de disponibilité, la date de livraison souhaitée, la marchandise, le nombre de colis, l’emballage, les dimensions exactes et le poids réel. Ajoutez toute exigence de manutention ou question réglementaire. Un spécialiste pourra ensuite préciser les renseignements manquants.